Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• Kevora: de aanbieder van de software, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42153054, gevestigd aan de Oude Boomgaardstraat 8, 2513 TR Den Haag.
• Klant: de horecagelegenheid, het theater of de organisatie die met Kevora een overeenkomst sluit voor het gebruik van de Software.
• Software: de Kevora-reserveringsapp (het tafelscherm) en de Kevora PA Manager, samen of afzonderlijk.
• Gast: de bezoeker van de Klant wiens reservering of tafelkeuze in de Software wordt verwerkt.
• Overeenkomst: de afspraak tussen Kevora en de Klant over het gebruik van de Software, zoals vastgelegd in een offerte, opdrachtbevestiging of vergelijkbaar document.
• Pakket: een van de niveaus waarin de Software wordt aangeboden (Compleet, Uitgebreid of Grote locaties), zoals beschreven op de website van Kevora.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere Overeenkomst tussen Kevora en een Klant, en op alle offertes en aanbiedingen die daaraan voorafgaan.

Afwijkende afspraken gelden alleen als Kevora die schriftelijk (waaronder begrepen per e-mail) heeft bevestigd. Eigen inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Is een bepaling in deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige bepaling die zo veel mogelijk hetzelfde doel dient.

Bevat een offerte of opdrachtbevestiging een bepaling die afwijkt van deze voorwaarden, dan gaat die specifieke afspraak voor — voor al het overige blijven deze voorwaarden gewoon gelden.

Kevora stelt deze voorwaarden voor of bij het sluiten van de Overeenkomst als bijlage bij de offerte aan de Klant ter beschikking (per e-mail, als PDF), zodat de Klant ze kan opslaan en desgewenst kan afdrukken. Alleen een verwijzing naar de website is daarvoor niet voldoende — de Klant ontvangt de voorwaarden dus altijd rechtstreeks, niet alleen via een link.

3. Het aanbod en de overeenkomst

Een Overeenkomst komt tot stand zodra de Klant een door Kevora uitgebrachte offerte schriftelijk (waaronder per e-mail) heeft geaccordeerd, of zodra Kevora met instemming van de Klant is begonnen met de inrichting van de Software.

In de offerte staat welk Pakket is gekozen, hoeveel zalen dat pakket omvat, de eenmalige inrichtingskosten en de maandprijs. Deze gegevens worden voorafgaand aan de Overeenkomst schriftelijk vastgelegd, zodat er achteraf geen kosten bijkomen die niet vooraf zijn afgesproken.

De offerte vermeldt daarnaast: de beoogde startdatum van het abonnement, de streefdatum van oplevering (de eerste voorstelling waarvoor de Software gebruiksklaar moet zijn), en eventueel afgesproken maatwerk buiten de standaardinrichting. Het abonnement gaat lopen vanaf de afgesproken startdatum, ongeacht of de oplevering op dat moment al volledig is afgerond, tenzij de vertraging aan Kevora te wijten is.

Kevora richt de Software in op basis van de zalen, tafelindeling en arrangementen die de Klant aanlevert. Wijzigingen hierin na oplevering — zoals een nieuwe zaal of een uitbreiding naar een hoger Pakket — worden in onderling overleg en tegen een nader af te spreken vergoeding doorgevoerd.

4. Gebruiksrecht

Kevora verleent de Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Software te gebruiken, beperkt tot het aantal zalen waarvoor is betaald. Een zaal, foyer of bar die apart bediend wordt telt hierbij als aparte zaal.

Dit gebruiksrecht houdt in dat de Klant:

• de Software mag gebruiken voor het eigen bedrijf, op de eigen locatie;
• een onbeperkt aantal eigen medewerkers toegang mag geven;
• de Software mag installeren op de tablets en computers die de Klant daarvoor gebruikt.

Het gebruiksrecht houdt uitdrukkelijk niet in dat de Klant:

• de Software (geheel of gedeeltelijk) mag doorverkopen, verhuren of in sublicentie mag geven aan derden;
• de broncode mag proberen te achterhalen, na te bouwen of te wijzigen, behalve voor zover dat wettelijk is toegestaan;
• de Software mag gebruiken voor meer zalen dan waarvoor is betaald, zonder dit vooraf met Kevora af te stemmen.

Bij overschrijding van het afgesproken aantal zalen neemt Kevora contact op om dit in onderling overleg recht te zetten, bijvoorbeeld door het Pakket uit te breiden.

5. Verplichtingen van de klant

De Klant:

• zorgt voor tijdige en juiste aanlevering van de gegevens die nodig zijn om de Software in te richten (zalen, tafels, arrangementen, drankkaart);
• is verantwoordelijk voor het zorgvuldig gebruik van inlogcodes en apparaten waarop de Software staat, en meldt misbruik of verlies zo snel mogelijk bij Kevora;
• zorgt zelf voor een werkende internetverbinding en geschikte apparatuur (tablets, computers) op de locatie;
• gebruikt de Software niet voor onrechtmatige doeleinden.

6. Prijzen en betaling

De actuele prijzen per Pakket staan op de website van Kevora en worden voorafgaand aan de Overeenkomst schriftelijk bevestigd. Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw.

De eenmalige inrichtingskosten worden gefactureerd bij de start van de Overeenkomst. De maandelijkse abonnementskosten worden vooraf gefactureerd, per kalendermaand, zoals afgesproken in de offerte.

Betaling vindt plaats binnen 14 dagen na factuurdatum. Blijft betaling uit, dan stuurt Kevora een betalingsherinnering met een laatste termijn van 7 dagen. Is het bedrag dan nog niet voldaan, dan is de Klant zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en is Kevora gerechtigd de toegang tot de Software op te schorten totdat het openstaande bedrag is voldaan; de reserveringsdata blijft in die periode bewaard en gaat niet verloren.

Vanaf het moment van verzuim is de Klant de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) verschuldigd over het openstaande bedrag. Buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de Klant, berekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Kevora mag de maandprijs jaarlijks aanpassen aan de inflatie. Andere prijswijzigingen worden minimaal twee maanden van tevoren schriftelijk aangekondigd; is de Klant het daar niet mee eens, dan kan de Overeenkomst tegen de datum van ingang van de wijziging worden opgezegd.

7. Duur en opzegging

De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij in de offerte een andere looptijd is afgesproken.

Beide partijen kunnen de Overeenkomst schriftelijk opzeggen. Bij opzegging eindigt de Overeenkomst aan het einde van de kalendermaand die volgt op de maand waarin is opgezegd. Zegt de Klant bijvoorbeeld op 10 maart op, dan loopt de Overeenkomst door tot en met 30 april.

Bij opzegging vervalt het gebruiksrecht op de Software per het einde van de opzegtermijn en wordt de toegang tot de locatie van de Klant stopgezet. De oorspronkelijke boekingen en betalingen van Gasten lopen via het eigen systeem van de Klant (bijvoorbeeld het kaartverkoopsysteem) en blijven daar gewoon staan, ongeacht wat er met Kevora gebeurt. Gegevens die de Klant binnen Kevora zelf heeft toegevoegd of gewijzigd — zoals drankkeuze, tafelindeling of aantekeningen — staan niet automatisch terug in dat oorspronkelijke systeem; de Klant kan deze wel zelf exporteren zoals hieronder beschreven. Reeds betaalde bedragen voor de lopende periode worden niet terugbetaald.

De Klant kan de eigen reserveringsgegevens op elk moment tijdens de looptijd van de Overeenkomst zelf exporteren via de knop "Download" onder Instellingen > Reservekopie. Dit levert een machineleesbaar bestand (JSON) op van de reserveringen van één dag, kosteloos en zonder tussenkomst van Kevora nodig te hebben. Het bestand bevat per reservering: naam, aantal personen, tijdstip, tafelnummer, zaal, drankkeuze, gekozen arrangement en eventueel genoteerde allergieën of bijzonderheden — alle gegevens die de Klant zelf heeft ingevoerd of die door Gasten zijn opgegeven.

Wat niet in deze export zit, is de technische werking van de Software zelf: de programmatuur waarmee zaalindelingen, tafelnummering en de drankkaart worden weergegeven en verwerkt. Die techniek is onderdeel van de Software en blijft eigendom van Kevora (zie artikel 10). De eigen inhoud van de Klant — de namen van de zalen, de lijst tafelnummers, en de teksten en prijzen van de drankkaart zoals de Klant die heeft aangeleverd — zit wel in de export, als onderdeel van de configuratie-gegevens die op verzoek worden meegeleverd.

Vanaf het moment dat de Overeenkomst eindigt, wordt de doorlopende opschoning van artikel 9 (verwijdering zestig dagen na de reserveringsdatum) voor de gegevens van de Klant gepauzeerd. Vanaf dat moment geldt uitsluitend de regeling hieronder, zodat er tijdens de exportperiode geen gegevens tussentijds verdwijnen voordat de Klant een keuze heeft kunnen maken.

Na het einde van de Overeenkomst blijft deze zelfbedieningsexport nog minimaal dertig dagen beschikbaar. Uiterlijk bij het begin van die termijn vraagt Kevora de Klant schriftelijk om een keuze te maken: teruggave (de Klant exporteert de gegevens zelf, of vraagt Kevora om de volledige geschiedenis in één keer aan te leveren, wat Kevora dan uiterlijk binnen vijf werkdagen na het verzoek kosteloos doet) of verwijdering zonder teruggave (de Klant geeft aan de gegevens niet nodig te hebben). De Klant maakt deze keuze binnen deze eerste dertig dagen ("op tijd").

Kiest de Klant op tijd voor teruggave en vraagt hij de volledige geschiedenis in één keer aan, dan blijft het geleverde bestand daarna nog veertien dagen beschikbaar om op te halen. Kevora verwijdert de gegevens pas zodra de Klant heeft bevestigd dat de export is ontvangen, of anders uiterlijk bij het verstrijken van die veertien dagen — in beide gevallen nooit eerder dan dertig dagen na het einde van de Overeenkomst, tenzij de Klant zelf om eerdere verwijdering heeft gevraagd. Kiest de Klant voor verwijdering zonder teruggave, dan verwijdert Kevora de gegevens direct definitief.

Kiest de Klant op tijd voor teruggave maar exporteert hij de gegevens zelfstandig via de zelfbedieningsexport, dan verwijdert Kevora alle namens de Klant verwerkte persoonsgegevens en resterende kopieën uiterlijk zestig dagen na het einde van de Overeenkomst. Verwijdering vindt niet eerder plaats dan na de exportperiode van dertig dagen, tenzij de Klant eerder om verwijdering vraagt. Een wettelijke bewaarplicht vormt uitsluitend voor de betreffende gegevens een uitzondering.

Reageert de Klant niet op het verzoek om een keuze te maken, dan stuurt Kevora na twintig dagen een herinnering. Blijft een reactie ook dan uit, dan verwijdert Kevora de gegevens uiterlijk zestig dagen na het einde van de Overeenkomst definitief, ook zonder bevestiging van de Klant — zo blijven gegevens nooit onbeperkt staan enkel omdat de Klant niet reageert.

Deze exportmogelijkheid is bedoeld om de Klant, in lijn met de Europese Dataverordening (Data Act), zonder belemmering te kunnen laten overstappen naar een andere aanbieder of naar het eigen beheer: het bestand is gestructureerd, in een gangbaar en machineleesbaar formaat, en er worden geen overstapkosten in rekening gebracht voor het gebruik van dit exportrecht.

Kevora mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of opschorten als de Klant, ook na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, in ernstige mate tekortschiet in de nakoming van deze voorwaarden, of bij (dreigend) faillissement, surseance van betaling of beëindiging van de bedrijfsvoering van de Klant. Bij een faillissement, surseance of bedrijfsbeëindiging geldt geen hersteltermijn.

Omgekeerd mag ook de Klant de Overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen als Kevora, ook na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, in ernstige mate tekortschiet in de nakoming van deze voorwaarden.

8. Beschikbaarheid, onderhoud en updates

Kevora spant zich in om de Software goed beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Nieuwe versies worden op de achtergrond klaargezet, ook tijdens een lopende dienst. Het updatemechanisme is erop gebouwd dat het scherm zichzelf pas ververst op het moment dat er niets openstaat — geen reservering of drankjeskeuze die iemand aan het invoeren is — zodat een update in de praktijk vrijwel nooit werk onderbreekt. Dit is de beoogde werking; in uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld een noodzakelijke beveiligingsupdate, of een storing) kan een update alsnog een korte onderbreking veroorzaken.

Voor supportvragen met een lage of normale prioriteit (geen voorstelling of dienst in gevaar) stuurt de Klant een supportverzoek naar contact@kevora.nl; Kevora reageert hierop binnen één werkdag.

Gaat het om een hoge prioriteit — een verstoring tijdens een voorstelling of dienst zelf — dan is Kevora rechtstreeks bereikbaar op het zakelijke storingsnummer (telefoon en WhatsApp) dat de Klant bij het aangaan van de Overeenkomst ontvangt, en reageert Kevora binnen twee uur.

Gepland onderhoud waarbij het tafelscherm niet bruikbaar is wordt minimaal 24 uur vooraf aangekondigd en, waar mogelijk, buiten voorstellingstijden ingepland. Kevora geeft geen vast beschikbaarheidspercentage af; bij een storing die aantoonbaar aan Kevora is toe te rekenen en langer dan vier uur duurt tijdens een voorstelling, overlegt Kevora met de Klant over een passende tegemoetkoming.

9. Gegevens van uw gasten

In de Software staan namen, tijden en soms allergieën van de Gasten van de Klant. De Klant blijft hiervan verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG; Kevora treedt op als verwerker en verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van en namens de Klant.

Kevora en de Klant sluiten hiertoe een verwerkersovereenkomst, die onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst en voldoet aan artikel 28 lid 3 AVG. Daarin worden in elk geval geregeld:

1. het onderwerp, de aard, het doel en de duur van de verwerking;
2. het soort persoonsgegevens en de categorieën gasten waarop deze betrekking hebben;
3. dat Kevora uitsluitend verwerkt op schriftelijke instructie van de Klant;
4. een geheimhoudingsplicht voor iedereen die bij Kevora de gegevens onder ogen krijgt;
5. de beveiligingsmaatregelen die Kevora treft (zie hieronder);
6. de voorwaarden waaronder Kevora subverwerkers mag inschakelen (op dit moment: Google Cloud voor hosting, en Supabase als back-upvoorziening in Frankfurt);
7. de bijstand die Kevora aan de Klant biedt bij een datalek, een verzoek van een Gast om inzage, correctie of verwijdering, en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
8. het recht van de Klant om naleving te controleren, met inzage in relevante informatie en de mogelijkheid tot een audit;
9. wat er met de gegevens gebeurt bij het einde van de Overeenkomst (verwijderen of teruggeven).

Ontdekt Kevora een datalek dat de gegevens van de Klant raakt, dan meldt Kevora dit zonder onnodige vertraging, en in elk geval uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, aan de Klant. Zo kan de Klant zelf op tijd voldoen aan de eigen meldplicht van 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Verdere details staan in de verwerkersovereenkomst.

Praktisch komt dit erop neer dat:

• gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie, op servers van Google, met een back-up bij Supabase in Frankfurt;
• oude reserveringen zestig dagen na de datum van de betreffende reservering automatisch worden verwijderd, zowel uit de hoofddatabase als uit de back-up (dit is een doorlopende opschoning, los van de regeling bij het einde van de Overeenkomst in artikel 7);
• medewerkers van de Klant toegang hebben tot de gegevens van de eigen locatie; Kevora heeft daarnaast als beheerder van het systeem technische toegang, uitsluitend voor onderhoud en support, nooit voor commerciële doeleinden (zie artikel 3 van de verwerkersovereenkomst);
• gegevens niet aan derden worden verstrekt en niet worden gebruikt voor advertentiedoeleinden.

10. Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectuele eigendom op de Software, waaronder de broncode, het ontwerp en de merknaam Kevora, berusten bij Kevora. De Overeenkomst geeft de Klant uitsluitend het in artikel 4 omschreven gebruiksrecht — geen eigendom of andere rechten.

De technische programmatuur waarmee de zaalindeling, tafelnummering en drankkaart binnen de Software worden weergegeven en verwerkt, blijft altijd onderdeel van de Software en dus eigendom van Kevora. De eigen inhoud van de Klant daarbinnen — de namen van de zalen, de lijst tafelnummers, en de teksten en prijzen van de drankkaart zoals de Klant die heeft aangeleverd — is en blijft van de Klant. De Klant mag deze eigen inhoud, ook na het einde van de Overeenkomst, vrij blijven gebruiken (bijvoorbeeld bij een andere aanbieder), in lijn met het exportrecht van artikel 7.

11. Aansprakelijkheid

Kevora is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst. Bij deze Software gaat het dan concreet om:

• het verlies of de onherstelbare beschadiging van reserveringsgegevens door een fout van Kevora, voor zover dit niet via een back-up kon worden hersteld;
• redelijke kosten om de Software weer bruikbaar te krijgen na een gebreke die aan Kevora is toe te rekenen;
• redelijke kosten van een noodzakelijke vervangende oplossing tijdens een aantoonbare, aan Kevora toerekenbare storing.

De totale aansprakelijkheid van Kevora per gebeurtenis (waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt) is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk aan Kevora heeft betaald (inrichtingskosten en abonnementsgeld samen), met een maximum van €5.000 per gebeurtenis en €10.000 per kalenderjaar. Deze plafonds schalen dus mee met het Pakket van de Klant.

Kevora is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde omzet of winst, of schade door verlies van gegevens die niet het gevolg is van een tekortkoming van Kevora zelf. Dit omvat uitdrukkelijk ook: te veel of te weinig ingekochte of klaargezette hapjes en drankjes op basis van gegevens die de Klant zelf heeft ingevoerd (bijvoorbeeld een verkeerd ingevoerd aantal gasten), gemiste of dubbel toegewezen tafels waar de Klant zelf niet tijdig op heeft gecontroleerd, en andere bedrijfsschade die ontstaat doordat de Klant op basis van juist getoonde gegevens een eigen beslissing heeft genomen.

Dit is anders wanneer de Software zelf, bij correct ingevoerde gegevens, een aantoonbare rekenfout maakt (bijvoorbeeld een optelfout in het aantal gasten of een verkeerd toegepaste verdeling over tafels): die schade valt onder de gewone regeling van dit artikel en dus onder het plafond hierboven, niet onder deze uitsluiting.

Niets in dit artikel beperkt de aansprakelijkheid van Kevora voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Kevora.

De Klant vrijwaart Kevora voor aanspraken van Gasten of andere derden die voortkomen uit een tekortkoming of onrechtmatig handelen van de Klant zelf — bijvoorbeeld een verkeerd door de Klant ingevoerd gegeven, of het ontbreken van een geldige grondslag om allergiegegevens van een Gast vast te leggen. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak (mede) het gevolg is van een eigen tekortkoming van Kevora; dat deel van een aanspraak blijft voor rekening van Kevora, met inachtneming van artikel 11 hierboven.

De Klant meldt een tekortkoming van Kevora zo spoedig mogelijk nadat hij deze heeft ontdekt, zodat Kevora deze kan verhelpen. Kevora is niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan doordat de Klant een gebrek niet heeft gemeld, en niet voor het deel van de schade dat is toegenomen doordat de Klant een al bekend gebrek niet tijdig heeft gemeld: Kevora kan alleen verhelpen wat bij haar bekend is.

12. Overmacht

Geen van beide partijen is gehouden tot nakoming van enige verplichting als dit onmogelijk is door overmacht: een onvermijdbare, van buitenaf komende storing die redelijkerwijs niet aan de partij die zich erop beroept is toe te rekenen. Onder overmacht van Kevora wordt in ieder geval verstaan: storingen bij internetproviders, Google Cloud of Supabase die buiten de invloedssfeer van Kevora liggen, en algemene stroomstoringen.

Geen overmacht is een storing die het gevolg is van tekortschietend eigen beheer door Kevora, zoals een verkeerd doorgevoerde update, een verlopen certificaat, een niet-tijdig verlengd abonnement bij een leverancier, of onvoldoende beveiliging. Dat soort storingen valt onder de gewone regels van artikel 11.

Duurt de overmachtsituatie langer dan zestig dagen, dan mag ieder van beide partijen de Overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder dat partijen elkaar daarvoor iets verschuldigd zijn.

13. Wijziging van deze voorwaarden

Kevora mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal dertig dagen van tevoren aan de Klant bekendgemaakt en gelden vanaf de aangekondigde ingangsdatum. Is de Klant het niet eens met een wijziging, dan kan de Overeenkomst tegen die datum worden opgezegd zonder inachtneming van de opzegtermijn uit artikel 7.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en iedere Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Partijen proberen geschillen eerst in onderling overleg op te lossen. Komen zij er niet uit, dan is de bevoegde rechter in het arrondissement waar Kevora is gevestigd bij uitsluiting bevoegd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.